Datenschutzerklärung

(Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artt. 13,14 DSGVO)

Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Über Einzelheiten informiert Sie diese Datenschutzerklärung.

1.      Verantwortliche Verarbeiter

Eifert Datensysteme GmbH & Co. KG

Auf der Appeling 8

35043 Marburg

+49 6421 390790

info@eifert-datensysteme.de

2.      Datenschutzbeauftragter des verantwortlichen Verarbeiters

gds – Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH

Henning Welz

Auf der Appeling 8

35043 Marburg

+49 6421 80413-10

welz@gdsm.de

3.      Verarbeitungsprozesse:

3.1.   Datenschutz im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages

3.1.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
  • Kommunikationsdaten (zum Beispiel Telefon, E-Mail)
  • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
  • Kundenhistorie
  • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
  • Planungs- und Steuerungsdaten

3.1.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der Abwicklung einer Anfrage von Ihnen oder eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen (Erbringen von Lieferungen und Leistungen).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt:

  • für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • geht der Umfang der Verarbeitung hierüber hinaus, so fragen wir Sie nach einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

3.1.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Anfrage oder eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen von Ihnen direkt oder einer anderen Person (zum Beispiel einer Kollegin / einem Kollegen) erhalten.

Zudem verarbeiten wir, wenn dieses erforderlich ist, personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Dritten erhalten (zum Beispiel von Gerichten, Behörden, Ämtern oder Versicherungen).

3.1.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres Unternehmens sowie innerhalb unserer Unternehmensgruppe oder innerhalb verbundener Unternehmen, in Einzelfällen an Distributoren oder verbundene Unternehmen in Drittländer übermittelt.

Des Weiteren können Daten außerhalb unseres Unternehmens an Kunden, Lieferanten, Distributoren, Behörden, Banken, Dienstleister wie Service-Rechenzentren und Fernwartung übermittelt werden.

Werden Daten in Drittländer übermittelt, ist die Übermittlung entweder durch eine Bedingung des Art. 49 Abs. 1 u. Abs. 2 EU-DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung nach Aufklärung oder aufgrund eines Vertrages / einer vorvertraglichen Maßnahme auf Antrag durch den Betroffenen zulässig oder wir haben Garantien für die datenschutzgerechte Verarbeitung Ihrer Daten in den Drittländern (Art. 46 Abs. 2 & 3 DSGVO).

3.1.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung (zum Beispiel Ihre Anfrage / für die Dauer des Vertragsverhältnisses). In den meisten Fällen sind wir an die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gebunden. Nach Ablauf dieser maximalen Speicherdauer werden Ihre Daten gelöscht, wenn diesem kein anderer wichtiger Grund entgegensteht.

3.2.    Datenschutz im Rahmen von Fernwartungen

3.2.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
  • Aufzeichnung der Sitzungen mit allen Inhalten

3.2.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen (Erbringen von Lieferungen und Leistungen) und auf Basis einer Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt:

  • für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • geht der Umfang der Verarbeitung hierüber hinaus, so fragen wir Sie nach einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

3.2.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Fernwartung erhalten.

3.2.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres übermittelt. Des Weiteren können Daten außerhalb unseres Unternehmens, Dienstleister wie Service-Rechenzentren und Fernwartungs-Betreiber übermittelt werden.

Werden Daten in Drittländer übermittelt, ist die Übermittlung entweder durch eine Bedingung des Art. 49 Abs. 1 u. Abs. 2 EU-DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung nach Aufklärung oder aufgrund eines Vertrages / einer vorvertraglichen Maßnahme auf Antrag durch den Betroffenen zulässig oder wir haben Garantien für die datenschutzgerechte Verarbeitung Ihrer Daten in den Drittländern (Art. 46 Abs. 2 & 3 DSGVO).

3.2.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt für die aus Gründen des Nachweises und für maximal 3 Monate. Nach Ablauf dieser maximalen Speicherdauer werden Ihre Daten gelöscht, wenn diesem kein anderer wichtiger Grund entgegensteht.

3.3.   Datenschutz im Rahmen des Marketings 

3.3.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
    • Kommunikationsdaten (zum Beispiel Telefon, E-Mail)
    • Auskunftsangaben (von Dritten, zum Beispiel Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
    • Logdaten, zur Gewährleistung der Sicherheit bzw. der IT-Systeme

3.3.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen, wenn wir Sie über ähnlichen Ware oder Dienstleistung informieren möchten oder wenn wir Ihre Einwilligung dazu erhalten haben.

  • Die Verarbeitung erfolgt daher entweder auf Basis des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
  • für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder
  • auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

In jedem Fall erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der Vorschriften aus § 7 Abs. 3 UWG.

3.3.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Anfrage oder eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen von Ihnen direkt erhalten.

3.3.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres Unternehmens sowie innerhalb unserer Unternehmensgruppe oder innerhalb verbundener Unternehmen, in Einzelfällen an Konzerntochterunternehmen, Distributoren oder verbundene Unternehmen in Drittländer übermittelt.

Des Weiteren können Daten außerhalb unseres Unternehmens an Dienstleister wie Service-Rechenzentren sowie Marketingagenturen übermittelt werden.

Werden Daten in Drittländer übermittelt, ist die Übermittlung entweder durch eine Bedingung des Art. 49 Abs. 1 u. Abs. 2 EU-DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung nach Aufklärung oder aufgrund eines Vertrages / einer vorvertraglichen Maßnahme auf Antrag durch den Betroffenen zulässig oder wir haben Garantien für die datenschutzgerechte Verarbeitung Ihrer Daten in den Drittländern (Art. 46 Abs. 2 & 3 DSGVO).

3.3.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung (zum Beispiel Ihre Anfrage / für die Dauer des Vertragsverhältnisses). In den meisten Fällen sind wir an die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gebunden. Nach Ablauf dieser maximalen Speicherdauer werden Ihre Daten gelöscht, wenn diesem kein anderer wichtiger Grund entgegensteht.

3.4.   Datenschutz im Rahmen von Online-Veranstaltungen 

3.4.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
    • Kommunikationsdaten (zum Beispiel Telefon, E-Mail)
    • Logdaten, zur Gewährleistung der Sicherheit bzw. der IT-Systeme
    • Teilnahmedaten
    • Registrierungsdaten

3.4.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen bestehender und anzubahnender Kundenbeziehungen, wenn wir Ihnen die Möglichkeit geben, sich zu einer Online-Veranstaltung anzumelden.

Die Verarbeitung erfolgt daher entweder auf Basis des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder

  • für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder
  • auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3.4.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Registrierung oder eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen von Ihnen direkt erhalten.                          

3.4.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres Unternehmens übermittelt.

Des Weiteren können Daten außerhalb unseres Unternehmens an Dienstleister wie Service-Rechenzentren übermittelt werden.

Werden Daten in Drittländer übermittelt, ist die Übermittlung entweder durch eine Bedingung des Art. 49 Abs. 1 u. Abs. 2 EU-DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung nach Aufklärung oder aufgrund eines Vertrages / einer vorvertraglichen Maßnahme auf Antrag durch den Betroffenen zulässig oder wir haben Garantien für die datenschutzgerechte Verarbeitung Ihrer Daten in den Drittländern (Art. 46 Abs. 2 & 3 DSGVO).

3.4.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt mindestens bis zur Zweckerfüllung (Teilnahme an der Online-Veranstaltung) oder im Rahmen einer Einwilligung bis der Zweck der Einwilligung erlischt. Nach Ablauf dieser maximalen Speicherdauer werden Ihre Daten gelöscht, wenn diesem kein anderer wichtiger Grund entgegensteht.

3.5.   Datenschutz im Rahmen von Schriftverkehr

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung bei Kommunikation per E-Mail

Sicherheitslücken aufweisen kann und die Übermittlung in der Regel lediglich transportverschlüsselt erfolgt. Sollten Sie dieses nicht wünschen, sind leistungsfähigere Verschlüsselungsverfahren anzuwenden.

3.5.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
  • Kommunikationsdaten (zum Beispiel Telefon, E-Mail)

Des Weiteren alle Daten, die Inhalt der Kommunikation sind, das können unter anderem folgende sein:

  • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
  • Kundenhistorie
  • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
  • Planungs- und Steuerungsdaten

3.5.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der im Schriftverkehr vorliegenden Rechtgrundlage. Dieses kann zum Beispiel eine Anfrage, eine Bestellung, Projektbezug oder ähnliches sein.

Die Verarbeitung erfolgt daher entweder

  • auf Basis des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
  • für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder
  • auf Basis Ihrer (u.U. konkludenten) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3.5.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Schriftverkehrs erhalten.

3.5.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres Unternehmens sowie innerhalb unserer Unternehmensgruppe oder innerhalb verbundener Unternehmen, in Einzelfällen an Distributoren oder verbundene Unternehmen in Drittländer übermittelt.

Des Weiteren können Daten außerhalb unseres Unternehmens an Dienstleister wie Service-Rechenzentren sowie Marketingagenturen übermittelt werden.

Werden Daten in Drittländer übermittelt, ist die Übermittlung entweder durch eine Bedingung des Art. 49 Abs. 1 u. Abs. 2 EU-DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung nach Aufklärung oder aufgrund eines Vertrages / einer vorvertraglichen Maßnahme auf Antrag durch den Betroffenen zulässig oder wir haben Garantien für die datenschutzgerechte Verarbeitung Ihrer Daten in den Drittländern (Art. 46 Abs. 2 & 3 DSGVO).

3.5.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung (zum Beispiel Ihre Anfrage / für die Dauer des Vertragsverhältnisses). In den meisten Fällen sind wir an die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gebunden. Nach Ablauf dieser maximalen Speicherdauer werden Ihre Daten gelöscht, wenn diesem kein anderer wichtiger Grund entgegensteht.

3.6.   Datenschutz im Rahmen von Zugangsbeschränkungen

Sollten aufgrund einer Infektionslage Zugangsbeschränkungen gelten, verarbeiten wir Daten, ggf. auch Daten besonderer Kategorien von Ihnen.

3.6.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
  • Kommunikationsdaten (zum Beispiel Telefon, E-Mail)
  • Gesundheitsdaten
  • Aufenthaltsdaten
  • Daten zu Sozialkontakten

3.6.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der jeweils geltenden Gesetze und Verordnungen. Hierbei handelt es sich primär um das Infektionsschutzgesetz und die darauf basierenden Verordnungen.

Die Verarbeitung erfolgt daher entweder

  • zur Durchführung schützender Maßnahmen (Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO)

3.6.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Besuchs von Ihnen erhalten.

3.6.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres Unternehmens sowie u. U. innerhalb unserer Unternehmensgruppe übermittelt.

Ggf. werden die Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen an das Gesundheitsamt übermittelt.

3.6.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt nach Abschluss für die Dauer, die in der jeweiligen gesetzlichen Regelung vorgesehen ist.

3.7.   Datenschutz im Rahmen von Bewerbungen

Wir verarbeiten alle Daten, die Sie uns im Rahmen einer Bewerbung zur Verfügung stellen.

3.7.1.   Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten die wir verarbeiten sind:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten)
  • Kommunikationsdaten (zum Beispiel Telefon, E-Mail)
  • Qualifikationsdaten
  • Daten des Lebenslaufes
  • Ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten (Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit)
  • andere Daten die Ihre Bewerbung enthält
  • Termine

3.7.2.   Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Bewerbung im Rahmen der Vorbereitung Ihres Vertragsverhältnisses mit uns.

Die Verarbeitung erfolgt daher entweder

  • zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage des Betroffenen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verb. mit Art. 88 DSGVO in Verb. mit § 26 BDSG)

3.7.3.   Quellen

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten.

3.7.4.   Empfänger von personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Verarbeitung an Fachabteilungen innerhalb unseres Unternehmens sowie u. U. innerhalb unserer Unternehmensgruppe übermittelt.

Wenn Sie WhatsApp Business nutzen, um uns Ihren Bewerbungswunsch zukommen zu lassen, so verarbeitet WhatsApp Business unterschiedlichste Daten von Ihnen, darunter auch solche, die mit der eigentlichen Nachricht nicht in Verbindung stehen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinerlei Einfluss und sie wird ausschließlich durch Ihre Entscheidung, WhatsApp Business zu nutzen, eingeleitet. Genaueres entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen von WhatsApp Business unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

3.7.5.   Speicherung

Die Speicherung erfolgt nach Abschluss des Bewerbungsprozesses entweder für die Dauer Ihres Arbeitsvertrages oder, bei nicht erfolgreicher Bewerbung, für 6 Monate nach Ablehnung. Möchten wir Ihre Daten länger speichern, so fragen wir Sie nach einer Einwilligung. Nach Ablauf dieser maximalen Speicherdauer werden Ihre Daten gelöscht. Die Metadaten der Bewerbung werden für weitere 3 Jahre gespeichert.

4.      Rechte der betroffenen Personen

Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den verantwortlichen Verarbeiter ergeben sich folgende Rechte für Sie:

  • Das Recht auf Auskunft (wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, erhalten Sie auf Anfrage Auskunft zu den genauen Umständen)
  • Das Recht auf Löschung der Daten (unter bestimmten, ggf. zu klärenden Umständen)
  • Das Recht auf Vergessenwerden (sind Daten übermittelt worden, müssen wir den Empfänger zur Löschung auffordern)
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (wenn Sie es wünschen, müssen wir die Daten an einen Dritten maschinenlesbar übertragen)
  • Das Recht auf Berichtigung der Datenkategorie (falls diese nicht korrekt sein sollte)
  • Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitungstätigkeit (unter bestimmten, ggf. zu klärenden Umständen)
  • Das Recht auf Berichtigung falls die Daten fehlerhaft sind.
  • Das Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. (Beschwerden nimmt im Rahmen des sogenannten „one-stop-shop“-Prinzips die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde entgegen. Das ist entweder die Aufsichtsbehörde Ihres Landes oder, in der Bundesrepublik Deutschland, Ihres Bundeslandes. Eine Auflistung nach Bundesländern finden Sie hier: https://www.datenschutz-wiki.de/Aufsichtsbehörden_und_Landesdatenschutzbeauftragte

5.      Gründe für die Bereitstellung

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns nur die personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die für die Abwicklung des Rechtsgeschäfts erforderlich sind. Im Falle der Nichtbereitstellung ist eine Geschäftsbeziehung nicht möglich.

6.      Sonstiges

Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung. Ebenso verarbeiten wir Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).