Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
Der ELO DocXtractor verarbeitet und klassifiziert automatisch eingehende Dokumente durch maschinelle Erkennung und Auswertung der auf dem Beleg vorhandenen Informationen. Dadurch können Sie automatisiert Eingangsrechnungen archivieren, nachdem sie automatisch erkannt und mittels elektronischer Workflows im Unternehmen verteilt wurden. So wird die revisionssichere Archivierung und Aufbewahrung von Rechnungen zum Kinderspiel und das Dokument ist für jeden berechtigten Mitarbeiter sofort im System sichtbar. Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein sehr leistungsfähiger Funktionsbereich des modular aufgebauten Dokumentenmanagementsystem ELO DMS mit dessen Hilfe Sie alle Dokumente im Unternehmen digitalisieren können.
Mit dem ELO DocXtractor verlieren eingehende Dokumente ihren Schrecken: Das selbstlernende System ist dank der vorgefertigten Konfigurationsmodelle schnell an die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst und ordnet auch neue Dokumente mit sehr hoher Genauigkeit dem richtigen Geschäftsprozess zu.
Automatisierte Verarbeitung von eingehenden Dokumenten
ELO DocXtractor erkennt z. B. bei einem eingehenden Fax, ob es sich um eine Bestellung oder eine Rechnung handelt und extrahiert die jeweils benötigten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum oder einzelne Rechnungspositionen automatisch. Handelt es sich um eine Rechnung, überprüft das Modul, ob auch die richtigen Bestellungen oder Lieferscheininformationen im ERP-System vorliegen. Des Weiteren ist das System in der Lage, unvollständige Daten automatisch zu ergänzen und beispielsweise eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank nachzuführen. Auch erkennt und erfasst ELO DocXtractor handschriftliche Ergänzungen auf maschinengedruckten Belegen.
Revisionssichere Rechnungsarchivierung nach GoBD
Geschäftsdokumente und deren Inhaltsdaten lassen sich nahezu vollständig automatisiert in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem gehört damit der Vergangenheit an. Ein mögliches Einsatzfeld für ELO DocXtractor ist z. B. die intelligente Verarbeitung von Eingangsrechnungen in ERP-Systemen wie SAP, Microsoft oder Sage. Dabei klassifiziert das Modul automatisch alle eingescannten Rechnungen und ordnet diese dem richtigen Lieferanten zu. Die Folge: Hohe Erkennungsraten sorgen für die schnelle Erschließung beträchtlicher Rationalisierungspotenziale. Und “ganz nebenbei” werden Ihre Dokumente auch noch revisionssicher im Archiv des ELO Dokumentenmanagement abgelegt. Hierdurch ist ein ausgezeichneter Return-on-Investment (ROI) und oftmals eine Amortisationszeit von unter einem Jahr gegeben.
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