Mit ELO Dokumentenmanagement und Digitalisierung ins papierlose Büro

Digitalisierung statt Aktenberge

Dieses Paradoxon kennen Sie sicher auch: es werden immer mehr Informationen (Dokumente) produziert, gleichzeitig findet man relevante Informationen immer schwerer. „Wer hat gerade die Rechnung von Lieferant A in Bearbeitung?“, „Wann laufen unsere Mobilfunkverträge aus?“, „Wo ist gerade die Kundenakte B?“.

Abhilfe schafft ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Diese Systeme können eingehende Dokumente und E-Mails erkennen, klassifizieren und zur weiteren Bearbeitung im Unternehmen bereitstellen und dies zum Teil sogar selbständig und selbstlernend. Dabei sind die Dokumente bereits elektronisch archiviert und stehen allen berechtigten Usern jederzeit zur Verfügung; langwieriges Suchen und Recherchieren entfällt.

Dokumentenmanagement durch Digitalisierung mit ELO DMS

Dokumentenmanagement, Archivierung, Workflow- und Webcontent-Management: seit mehr als 10 Jahren bringt Eifert Datensysteme als Business Partner der ELO Digital Office GmbH das papierlose Büro durch Digitalisierung der Dokumente und Prozesse in greifbare Nähe. Scannen und archivieren Sie Ihre Eingangspost, Rechnungen und sonstige Dokumente dauerhaft und revisionssicher. Zusätzliche Business Solutions wie die „Digitale Personalakte“, das „Vertragsmanagement“, das „Rechnungsmanagement“ oder die „E-Akte“ stellen maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Business bereit.

DMS- und ECM-Lösungen müssen auf die Größe und Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sein. Aus dem großen ELO-Portfolio werden die passenden Bausteine für den Kunden zusammengestellt und individuell angepasst. Die Kombination aus leistungsfähigen Komponenten und kundenspezifische Anpassungen führen zu einem ausgezeichneten Preis-/Leistungsverhältnis einer solchen Lösung und zu einem schnellen return of invest.

Elektronische Dokumentenverwaltung und Archivierung

Das Finden wird von Dokumenten wird mit ELO zum Kinderspiel. Durch die elektronische Volltexterkennung (OCR) kann nach jedem beliebigen Wort in einem Dokument gesucht werden. Selbst bei hunderttausenden von Dokumenten im Archiv werden Ihnen die passenden Suchergebnisse in Sekundenschnelle zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit von Unterwegs auf alle Dokumente und Informationen zuzugreifen: Digitalisierung mit allen Vorteilen.

Elektronische Workflows leiten die Dokumente durch die jeweils notwendigen Arbeitsschritte und verschaffen jederzeit Überblick, an welcher Position die Bearbeitung des Dokumentes aktuell steht. Jeder Workflow wird individuell auf die Anforderungen des Kunden angepasst. Klassische Anwendungsfälle sind die Eingangsrechnungskontrolle und –Freigabe oder auch der Eingang eines Kundenauftrags, der verschiedenen Mitarbeitern im Unternehmen zur Kenntnis gelangen muss. Eingangsrechnungen können mit dem Zusatzmodul ELO DocXtractor sogar vollautomatisch ausgelesen werden. Buchungssätze können für die Buchhaltung bereitgestellt und Eingangsrechnung automatisch archiviert werden.

Der Vorteil liegt auf der Hand: schneller Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz, Kostenersparnis und bessere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

ELO Business Solutions: Lösungen für Ihren Erfolg

ELO Business Solution Invoice

ELO Business Solution Contract

ELO Business Solution Personnel File

Weitere Lösungen, wie das E-Mail-Management, Wissensmanagement u.a. lassen keine Wünsche unerfüllt. Gerne stellen wir die für Ihre Anforderungen passenden Lösungen zusammen.

Die ELO ECM-Suiten verfügen über eine Vielzahl an innovativen Features, mit denen Sie Ihr Business nachhaltig optimieren können. So sind umfangreiche Möglichkeiten zur Datenanalyse in Echtzeit, eine fortschrittliche Suchtechnologie und automatisierte Prozesse bei ELO bereits im Standard enthalten.

Mit zahlreichen leistungsstarken Modulen (z.B. dem ELO DocXtractor) und Schnittstellen können Sie Ihr ELO ECM-System ganz nach Ihren Bedürfnissen erweitern und ausbauen. So kann mit ELO jede Anforderung individuell umgesetzt werden und Sie erhalten eine maßgeschneiderte ECM-Lösung. ELO integriert sich dabei optimal in Ihre bestehende IT-Umgebung und sorgt für unternehmensübergreifende Prozesse. Selbstverständlich erhalten Sie auch die passenden Scanner zur Dokumentenarchivierung von uns. So steht dem unternehmensweiten scannen und archivieren nichts mehr im Wege.

Als ELO Business Partner stehen wir Ihnen jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung. Gerne präsentieren wir Ihnen ELO auch live bei Ihnen vor Ort oder in unserem Hause. Schreiben Sie uns einfach kurz Ihre Wünsche oder rufen Sie uns an unter 0 64 21 – 30 97 90.